politicas de privacidad

En Allied Research Society Colombia identificada con NIT 900.754.709-3, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, implementamos una política de tratamiento de datos personales comprometiéndonos con el cumplimiento de los derechos de nuestros usuarios, proveedores y trabajadores; aplicando medidas que garantizan la confidencialidad, integridad y protección de los datos personales.

La protección de los datos personales está consagrada en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar y su buen nombre, lo mismo que a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.  

A su vez, el artículo 20 de la Constitucional Nacional, garantiza a toda persona el derecho fundamental a informar y a recibir información veraz e imparcial.

El Congreso de la República expidió la Ley Estatutaria 1266 de 2008, con el objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos personales. 

A sí mismo, el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, consagraron la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de habeas data y estableció dentro de los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales, desarrollar políticas para este derecho.

DEFINICIONES:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato personal sensible: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Ejemplo: nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros.
• Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la constitución han determinado expresamente como públicos y para su recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

NOMBRE: Allied Resarch Society Colombia, identificada con el Nit. No. 900.754.709 -3, DOMICILIO: En la ciudad de Barranquilla, Colombia, ubicada en la carrera 55 No. 100  – 51 oficina 411,  info@ars-colombia,com.co. TELEFONO: (065) 3985146

SOLICITUD DE DATOS PERSONALES A PACIENTES Y USUARIOS

Allied Research Society Colombia informará a los usuarios los datos personales requeridos y el motivo por el cual se solicitan. Se podrán solicitar los siguientes datos: nombre completo, fecha de nacimiento, sexo, edad, dirección de domicilio, número telefónico de contacto, correo electrónico, médico tratante, historia clínica cuando sea necesario y datos de salud de acuerdo con los procedimientos a realizar.

SOLICITUD DE DATOS PERSONALES A CLIENTES Y PROVEEDORES

Se podrán solicitar los siguientes datos a clientes empresariales y proveedores: nombre o razón social de la empresa, dirección de domicilio, teléfono de contacto, correo electrónico, nombre del contacto comercial responsable, nombre del representante legal, identificación del representante legal, información importante para temas contractuales, información para facturación. Estos datos podrán ser solicitados de manera escrita o digital a través de los formatos establecidos.

 

SOLICITUD DE DATOS PERSONALES A TRABAJADORES Y CONTRATISTAS

Allied Research Society Colombia aplicará en los contratos laborales y/o de prestación de servicios un texto con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato.  El texto incluirá la autorización de hacer la recolección, modificaciones o correcciones de los datos del titular. 

 

PROPÓSITO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales de nuestros usuarios, proveedores y personal que se encuentran archivados en los servidores de Allied Research Society Colombia serán utilizados para:

• La prestación del servicio, identificación y trazabilidad de las muestras durante su procesamiento.
• Generación de informes de las pruebas o procedimientos realizados.
• Reportar las enfermedades de notificación obligatoria a los entes gubernamentales.
• Actualizar las bases de datos.
• Mantener informados a nuestros clientes y proveedores de nuevos servicios o modificaciones en el portafolio de la Sociedad y otros cambios que sean de interés común.
• Realizar análisis estadísticos con el fin de mejorar nuestros servicios.
• Enviar facturas y resultados de laboratorio y otros procedimientos.
• Pasar reportes a las diferentes EPS, Entidades de Medicina Prepagada y afines, cuando requieran información de nuestros pacientes.

USO DE LOS DATOS PERSONALES

Allied Research Society Colombia cuenta con los procedimientos necesarios para manejar la información de nuestros usuarios, proveedores y trabajadores de manera responsable evitando que alteración, pérdida, destrucción y transmisión a terceros no autorizados. Su información será utilizada exclusivamente para los fines que ha sido suministrada y compartida exclusivamente a las personas autorizadas. Allied Research Society Colombia estableció un acuerdo de compromiso de confidencialidad con todo su personal por lo que todas las personas involucradas en el manejo de su información personal y datos sensibles están obligadas a cumplir con los términos de ese compromiso de confidencialidad.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

• Conocer, actualizar y corregir sus datos personales frente a Allied Research Society Colombia
• Solicitar evidencia de la autorización que se otorgó a Allied Research Society Colombia.
• Ser informado respecto al uso que se les ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización o solicitar la eliminación de los datos personales de las bases de datos de la Sociedad cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio reclamos por infracciones a lo consignado en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Tener acceso de forma gratuita a los datos personales que estén en tratamiento.

 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

• Garantizar al Titular de la información, en todo momento, el efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Mantener, en las condiciones dispuestas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información.
• Informar debidamente al Titular de la información sobre el propósito de la recolección de sus datos y sus derechos en virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar las condiciones de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de los datos del titular de la información.
• Actualizar, corregir o suprimir datos del titular de la información de acuerdo con la normativa aplicable y vigente.
• Dar curso a las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos de la ley.
• Informar por solicitud del Titular de la información sobre el uso que se está dando a sus datos.
• Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o existan riesgos en la administración de los datos personales de los titulares.
• No circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido mandatorio desde la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Garantizar el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir los requerimientos que reglamente la Superintendencia de Industria y Comercio.

CONSIDERACIONES EN INVESTIGACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS EN PACIENTES

La recolección, tratamiento y almacenamiento de datos personales en los centros de investigación, se lleva a cabo de forma responsable y legal, considerando las políticas internas de Allied Research Society Colombia y la Ley 1581 de 2012, que constituye el marco general de la protección de datos personales en Colombia. La protección de datos se refiere a los derechos de las personas y con esto, que sus vulnerabilidades no se vean comprometidas, a que se recopilen, mantengan y procesen esos datos, a que se aclare qué datos se están utilizando, a que el uso sea relevante, oportuno y en caso contrario, sean corregidos de ser necesario.

En investigación, además de tener en consideración lo anterior, se debe estar consciente de los aspectos éticos aplicados en las recolección y manejo de los datos, teniendo en cuenta la privacidad, confidencialidad y aplicación de los mismos, ya que cualquier investigación que implique participación de humanos o seres vivos está sujeta a revisión ética.  Es importante tener en cuenta que el almacenamiento y respaldo de los datos puede variar de acuerdo con las necesidades de la investigación

Además, según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OECD) la protección de los datos está mediada por algunos principios que facilitan la protección de la privacidad y de las libertades individuales, estos son:

• Principio de limitación en la recolección de los datos, deberán obtenerse por medios legales y justos, apropiados al consentimiento informado aplicado al paciente.
• Principio de calidad de los datos, deberán ser relevantes para el propósito, exactos, completos y actuales.
• Principio de especificación del propósito, se debe aclarar de forma inmediata el fin de los datos recolectados e informar en caso de que haya cambios en los objetivos que inicialmente le fueron informados.
• Principio de limitación de uso, no se deberá divulgar, poner a disposición o usar los datos personales  para  propósitos  que  no cumplan lo expuesto e informado al paciente involucrado.
• Principio de salvaguardia de la seguridad, para proteger los datos personales contra riesgos, como pérdida, acceso no autorizado, destrucción, uso, modificación o divulgación de los mismos
• Principio de transparencia, prácticas y políticas asociadas al uso de los datos.
• Principio de participación individual, que se le confirme oportunamente el uso de sus datos y cuales son relevantes de su persona.
• Principio de responsabilidad, cumplimiento de las medidas legales para hacer efectivos los principios.

 Estas disposiciones rigen principalmente la protección de datos personales en el territorio nacional para ejercer investigación responsable.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013, Allied Research Society Colombia, a través de esta página web, da a conocer a todas las personas que están incluidas en nuestra base de datos las políticas del tratamiento de la información y sus derechos como Titulares. Usted puede solicitar la eliminación de sus datos (con excepción de aquellos que la legislación vigente exige mantener en nuestros archivos).

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 El titular o su representante legal podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las bases de datos a través de los canales de atención dispuestos por la sociedad.

La solicitud debe ser clara en lo que se pretende, ya sea conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información que se encuentra contenida en las bases de datos. Además, deberá contener datos de contacto del peticionario para poder entregar una respuesta.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De igual forma, si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

La primera instancia de la reclamación será Allied Research Society Colombia y una vez agotada esta sin respuesta satisfactoria, podrá el titular recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

SISTEMA DE SEGURIDAD Y VIDEOVIGILANCIA

ALLIED RESARCH SOCIETY COLOMBIA utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

ALLIED RESARCH SOCIETY COLOMBIA, informará que cuenta con este mecanismo de seguridad a través de unos avisos los cuales están ubicados de manera visible, en los diferentes sitios internos y externos de las instalaciones u oficinas. En el aviso se señala que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

AVISO DE PRIVACIDAD

ALLIED RESARCH SOCIETY COLOMBIA, informa a los titulares de información que el Aviso de Privacidad puede ser consultado en la página web https:// www.ars-colombia.com.co

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

La presente política entra a regir a partir de su publicación y se encontrará a disposición de los titulares por medio de la página web: www.ars-colombia.com.co

Cualquier cambio sustancial en las políticas será comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: www.ars-colombia.com.co.

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará adicional al sitio web, a través de avisos en la sede. Las modificaciones sustanciales de la presente política se comunicarán con mínimo diez (10) días antes de implementarlas